Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den information om dig som vi sparar hos oss. Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara grundläggande uppgifter om dig som namn och kontaktuppgifter, men även ditt foto och telefonnummer.

Vi ser till att dina personuppgifter är skyddade hos oss och att behandlingen följer dataskyddsregler, offentlighetslagstiftningen och annan lagstiftning. Vi har även ett dataskyddsombud som granskar att reglerna följs.

Här beskriver vi hur och varför vi behandlar dina personuppgifter, samt vilka rättigheter du har. Behandlingarna kan skilja sig åt något beroende på om någon annan lag ligger som grund.
Bollnäs kommun ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är starkt inom kommunen. Det gäller för såväl behandling av personuppgifter gällande invånare och företagare med relation till kommunen, som medarbetare och andra individer vars personuppgifter kan komma att registreras hos Bollnäs kommun. Alla som registreras ska kunna känna sig trygga när de anförtror kommunen sina personuppgifter.

Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Det gör den personuppgiftsansvariga myndigheten. I kommuner är varje nämnd en myndighet. Bollnäs kommuns nämnder, organisationsnummer 212000-2361, är var och en personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter de har och ansvarar för att sådan behandling sker på ett lagligt sätt.

Hur skyddas dina personuppgifter?
All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag. För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har Bollnäs kommun i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Information som du ger till oss
Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett med personuppgifter till oss. Detta kan till exempel vara:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer. Även uppgifter om familjerelationer.
• Betalningsinformation - fakturainformation, bankkontonummer med mera.
• Finansiell information - din inkomst.

Information vi samlar in om dig
Kommunens personuppgiftsansvariga myndigheter utför ett antal åtaganden som är lagstadgade, det innebär att vi har ett basregister över Bollnäs kommuns invånare med personuppgifter, baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, som vi använder för att våra personuppgiftsregister ska vara så korrekta som möjligt.
När du använder någon av våra e-tjänster eller någon blankett där du lämnar personuppgifter kan vi samla in följande information:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, om du äger en fastighet eller en bostadsrätt. Även uppgifter om familjerelationer.
• Finansiell information - din inkomst.
• Enhetsinformation - t.ex. språkinställningar, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning. Den informationen sparas dock helt utan kopplingar till dig som individ, den sparas bara på en sammanställd nivå för att kunna mäta ”trafikmängden” på Bollnäs kommuns webbplatser och tillhörande e-tjänster.

Bollnäs kommun ingår i projektet Löpande insikt. Löpande insikt är en servicemätning av kommunernas myndighetsutövning. I första hand mäts servicen för gruppen företagare, men kommunen har valt att även mäta nöjdheten hos privatpersoner, ideella föreningar och offentliga organisationer. Till detta samlar vi in personuppgifter för att dessa grupper ska kunna kontaktas och intervjuas i syfte att förbättra vår kvalité på utförda tjänster.

Vad gör vi med din information?
Bollnäs kommun behandlar personuppgifter inom varje nämnds verksamhetsområden baserat på de rättsliga grunderna allmänintresse, rättslig förpliktelse och myndighetsutövning men även baserat på avtal eller samtycken.

Hur kommer vi i kontakt med dig?
Bollnäs kommun använder också dina inlämnade personuppgifter för att kommunicera med dig i enskilda ärenden men också för att utföra olika undersökningar via elektroniska kommunikationskanaler och via telefon.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Utförare och leverantörer
Bollnäs kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Kommunen är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med dessa utförare. För de personuppgifter som delas med våra upphandlade leverantörer gäller det avtal vi har upprättat mellan varandra.

Andra myndigheter
Bollnäs kommun kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom SCB, försäkringskassan, polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att behandla dina data inom EU/EES. Vi följer alltid EU/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå, och personuppbiträdesavtal finns med våra leverantörer. Dessa avtal reglerar hur leverantörerna i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss.

Dina personuppgifter sparas oftast i något av kommunens verksamhetssystem.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar dina data så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Bollnäs kommun.

Vad har du för rättigheter?
När dina personuppgifter behandlas hos oss har du ett antal rättigheter. Här beskriver vi de vanligaste.

Rätten att begära registerutdrag
Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Du behöver legitimera dig för att verifiera din identitet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Rätten att få dina personuppgifter rättade
Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta kan du begära att få dem rättade.

Rätt att bli raderad ("rätten att bli bortglömd")
Du har under vissa omständigheter rätt att få registreringar raderade. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder. Exempel på när registreringar kan raderas:

• Om behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar samtycket.
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandlingen som sker inom ramen för myndighetsutövning eller en rättslig förpliktelse och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt.

Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa omständigheter rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, tidigareDatainspektionen) hemsida: https://www.imy.se/

Hur begär jag registerutdrag, rättelse, radering eller begränsning av behandling?
Du kan beställa blanketten ”Begäran om personuppgiftsåtgärd” genom att skicka e-post till bollnas@bollnas.se eller genom att ringa Kundcenter på telefon 0278-250 01. Vi skickar hem blanketten till din folkbokföringsadress. Det går också bra att hämta den i receptionen i Stadshuset. Ifylld blankett ska skrivas under av dig och lämnas till oss. På blanketten väljer du om du vill att vi ska skicka svar/registerutdrag till din folkbokföringsadress eller om du vill hämta det i kommunhusets reception (och visa giltig legitimation).

Ett beställt registerutdrag ska levereras till dig inom en månad om det inte finns synnerliga skäl som gör att det dröjer, i så fall kommer vi meddela dig detta. Vill du ha ut handlingarna som genereras av personuppgiftsbehandlingarna vi listat i registerutdraget så sker det genom att du gör en begäran om utlämnande av allmän handling.

Generellt om att begära ut allmänna handlingar
Bollnäs kommun lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar utgör så kallade allmänna handlingar som vi ska lämna ut på begäran. I Tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag, slås var och ens rätt att ta del av s.k. allmänna handlingar fast. Före utlämnandet görs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

När du begär ut en allmän handling behöver du generellt inte uppge ditt namn eller syftet med din begäran. Bollnäs kommun får efterfråga namn eller syfte om det behövs för att pröva om handlingen kan lämnas ut eller inte.

Vill du ha ut den information som finns i alla behandlingar dina personuppgifter förekommer i begär du ut dessa som allmänna handlingar, före utlämnandet görs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Du bör vara medveten om att elektronisk kontakt med myndigheten kan lämna spår i våra elektroniska system och att spåren i sig kan utgöra allmänna handlingar.

Hur är det med cookies och liknande tekniker?
Vi använder cookies och liknande spårningstekniker. På Bollnäs kommuns webbplatser används cookies och användningen regleras i lagen om elektronisk kommunikation. Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator som antingen lagras tillfälligt en förutbestämd tid eller raderas när du stänger din webbläsare. Läs mer om cookies på våra webbar.

Dataskyddsombud och tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Bollnäs kommun har utnämnt ett dataskyddsombud. Som privatperson kan man kontakta dataskyddsombudet om man inte får det stöd som kan förväntas av Bollnäs kommun gällande rättigheterna enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet finner du under rubriken Kontakta oss nedan.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, tidigare Datainspektionen) är Sveriges tillsynsmyndighet avseende behandlingen av personuppgifter. Läs mer här:  https://www.imy.se/

Klagomål
Vid synpunkter eller klagomål kring hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet inom Bollnäs kommun som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Bollnäs kommuns Dataskyddsombud (se kontaktuppgifter nedan).

Om du efter det fortfarande inte är nöjd med hur Bollnäs kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, tidigare Datainspektionen)  https://www.imy.se/

Kontakta oss
Om du har frågor gällande hur Bollnäs kommun behandlar och hanterar dina personuppgifter kan du kontakta oss via e-post: bollnas@bollnas.se eller telefon: 0278-250 00 (vx).
Bollnäs kommuns dataskyddsombud kan kontaktas via e-post: dataskyddsombud@kfhalsingland.se eller på telefontiden på fredagar kl 08:00-11:00, på telefon: 0278-54 00 03.